Privacyverklaring

Per 25 mei 2018 is de nieuwe Europese wet, de “Algemene Verordening Gegevens-bescherming” (AVG) van toepassing. Deze wet vraagt van organisaties en verenigingen een aantal antwoorden die in een privacybeleid moeten worden opgenomen. Het doel van deze wet is om personen (leden) meer controle over hun eigen gegevens te geven.

Voorne Atletiek verwerkt persoonsgegevens van je als lid van de vereniging. Deze gegevens heb je aangeleverd om lid te worden, om deel te nemen aan clubactiviteiten en voor diensten als het bijhouden van onze (club)prestaties en (club)records.

We vinden het bij Voorne Atletiek belangrijk dat er goed met uw gegevens om wordt gegaan. Daarom leggen we in deze verklaring uit welke gegevens we verzamelen en waarom. Tevens beschrijven we wat je kunt doen als je het daar niet mee eens bent.

“We zullen altijd vertrouwelijk en zorgvuldig met jouw gegevens omgaan“

Persoonsgegevens die wij verwerken
Voorne Atletiek verwerkt persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van activiteiten gerelateerd aan het lidmaatschap. De ledenadministratie verzamelt en verwerkt de volgende gegevens:

  • Voor- en achternaam
  • Geboortedatum
  • Geslacht
  • Adresgegevens
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Bankrekeningnummer
  • Start en einddatum lidmaatschap
  • Status lidmaatschap
  • Voorkeur zelfwerkzaamheid
  • Uitgevoerde zelfwerkzaamheid
  • Diverse opmerkingen die van belang zijn voor het lidmaatschap en het uitvoeren van zelfwerkzaamheid
  • (Club)prestaties en (club)records
  • Beeldmateriaal
  • Gegevens over atletiekgerelateerde prestaties en diverse analyses

Binnen de trainingsgroepen kan specifieke informatie over de training worden verzameld. Denk aan de prestaties en diverse analyses. Deze informatie valt onder de verantwoordelijkheid van de desbetreffende trainer.

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken
Voorne Atletiek houdt geen bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens bij. Als je er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld, neem dan contact met ons op via secretaris@voorneatletiek.com, dan zullen wij dit onderzoeken en zo nodig deze informatie verwijderen.

Waarom we gegevens nodig hebben
Voorne Atletiek verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • afhandelen van betalingen;
  • verzenden van nieuwsbrief en/of wedstrijdinformatie;
  • leden te informeren over wijzigingen binnen de vereniging;
  • bijhouden van (club)prestaties en (club)records;
  • lief en leed - deze informatie valt onder de verantwoordelijkheid van de desbetreffende trainer.

Delen met anderen
Voorne Atletiek deelt de gegevens niet met derden en zal deze uitsluitend verstrekken indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met de leden of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een bewerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van de gegevens.

Derden met wie wij (een aantal van) gegevens delen:

  • Atletiekunie - lidmaatschap Atletiekunie en verzekering.
  • Conscribo – ledenadministratiepakket / financieel en facturatiesysteem.
  • Inzetrooster – plansysteem voor uitvoering/registratie zelfwerkzaamheid.
  • Gemeente Brielle – gegevens noodzakelijk voor het aanvragen van de subsidie.
  • Gemeente Westvoorne – gegevens noodzakelijk voor het aanvragen van de subsidie.
  • Loopgroepen – “wie loopt waar” controle voor trainer en lief-en-leed. Deze informatie valt onder de verantwoordelijkheid van de desbetreffende trainer.

In geen geval verkoopt Voorne Atletiek jouw persoonsgegevens aan derden.

Hoe lang we gegevens bewaren
Zodra je het lidmaatschap opzegt en de facturen zijn voldaan, worden je gegevens gearchiveerd. Het belangrijkste dat we willen blijven bewaren zijn je contactgegevens, zodat we je in de toekomst kunnen informeren, bijvoorbeeld over een komend evenement. In onze lijst club/baanrecord lijst blijft je naam, categorie en record staan totdat iemand anders dit record breekt.

Beveiliging
Voorne Atletiek heeft passende fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen genomen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als je de indruk hebt dat je gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met secretaris@voorneatletiek.com.

Het gebruik van beeldmateriaal
Het is onvermijdelijk dat er tijdens een evenement beeldmateriaal (foto, film) wordt gemaakt en dat deze op verschillende media worden gepubliceerd.

Indien Voorne Atletiek foto’s gebruikt voor promotiedoeleinden buiten de website en Social media van Voorne Atletiek om (bijvoorbeeld flyers) en er personen duidelijk individueel (dus niet in groepsverband, definitie groep: “een groep is een verzameling van twee of meer personen”) in beeld staan, zal Voorne Atletiek toestemming vragen voor gebruik van het beeldmateriaal via de persoon zelf en/of de ouders.

Overzicht van de verwerkingsactiviteiten
Voorne Atletiek beschikt over een overzicht van verwerkingsactiviteiten. Wil je hier mee informatie over ontvangen, neem dan contact op met secretaris@voorneatletiek.com.

Website bezoek
Voorne Atletiek zou gebruik kunnen maken van functionele en analytische cookies. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. Als de website gebruikt maakt van cookies, wordt je hierover geïnformeerd via de website. Je kunt cookies natuurlijk uitschakelen, maar dan kan het zijn dat je niet de optimale beleving krijgt die een website biedt.

Hieronder de lijst met een kleine uitleg over de reden waarom we cookies zouden kunnen gebruiken:

  • Google Analytics, hiermee kunnen we bijhouden welke pagina's het goed doen en welke we nog moeten verbeteren.
  • Facebook, zo zouden we te weten kunnen komen of wat we doen op Facebook je ook interesseert.

De website bevat formulieren die je kunt gebruiken om lid te worden.

Social media
Voorne Atletiek gebruikt sociale netwerken als Facebook en Twitter in contact te komen en blijven met (potentiële) leden, oudleden en geïnteresseerden in (activiteiten van) Voorne Atletiek met als doel om actuele informatie te delen met betrekking tot de verenigings-activiteiten. Er wordt hierbij veel zorg en aandacht besteed om de privacy te borgen.

Ben je zelf lid van sociale netwerken: lees de privacyverklaring van Facebook en Twitter (wordt regelmatig gewijzigd) om te zien wat zij met jouw persoonsgegevens doen.

Opmerking: Voorne Atletiek is niet verantwoordelijk voor plaatsing op sociale netwerken die niet door Voorne Atletiek worden beheerd en/of niet door de Commissie ‘PR & Communicatie’ zijn geplaatst. Denk hierbij bijvoorbeeld aan plaatsen door leden in zelfbeheerde Facebook-, Twitter-, Whatsapp-groepen en web/blogpagina’s.

Communicatie
Wanneer je ons e-mail of andere berichten stuurt worden deze opgenomen in ons e-mail archief en conform de wettelijke bewaarplicht opgeslagen. Soms vragen wij je naar persoonsgegevens die voor de desbetreffende situatie relevant zijn. Dit maakt het mogelijk je vragen te verwerken en je verzoeken te beantwoorden.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
Je heeft het recht om je persoonsgegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen. Je kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering sturen naar secretaris@voorneatletiek.com. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door is gedaan, vragen wij een kopie van het identiteitsbewijs bij het verzoek mee te sturen. Hierbij vragen we om in deze kopie de pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en burgerservicenummer (BSN) zwart te maken. Dit ter bescherming van de privacy. Voorne Atletiek zal zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op het verzoek reageren.

Veranderingen
Deze privacyverklaring is afgestemd op de informatievoorziening van Voorne Atletiek en/of de samenwerking tussen jou en Voorne Atletiek. Eventuele aanpassingen en/of veranderingen van deze site kunnen leiden tot wijzigingen in deze privacyverklaring. Het is daarom raadzaam om regelmatig deze privacyverklaring te raadplegen.

Contactgegevens
De verantwoordelijke voor deze privacyverklaring is:

Voorne Atletiek

Geuzenpark 3

3237 KN Vierpolders

 

Vragen over het privacybeleid van deze website kunnen gesteld worden via secretaris@voorneatletiek.com.

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 11 mei 2018.